Skicka en faktura
Så skickar du
- Öppna fakturan du vill skicka från Fakturor-listan.
- Klicka på åtgärdsknappen Skicka.
- Granska bekräftelsesammanfattningen.
- Bekräfta utskicket.
- Fakturans status ändras från Utkast till Skickad.
- Fakturan låses och kan inte längre redigeras.
- En PDF genereras med dina företagsuppgifter, kunduppgifter, fakturarader, summor och betalningsinformation.
- Om kunden har e-postleverans konfigurerad får de en avisering med fakturan.
Ladda ner fakturans PDF
Efter utskick kan du ladda ner eller förhandsgranska fakturans PDF när som helst från fakturans detaljsida. PDF:en innehåller:- Ditt företagsnamn, adress och organisationsnummer
- Kundens faktureringsuppgifter
- Alla fakturarader med beskrivningar, antal, priser och belopp
- Momsfördelning
- Totalt belopp att betala
- Betalningsuppgifter: bankkonto, bankgiro, OCR-nummer och förfallodatum
Fakturastatusar förklarade
Varje faktura i Aourly har en status som återspeglar var den befinner sig i sin livscykel:| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Utkast | Fakturan förbereds. Den är fullt redigerbar. Ingen utanför ditt företag kan se den. |
| Väntar på godkännande | Fakturan inväntar godkännande från en Worknode-granskare. Denna status gäller bara för företag som använder Worknode-funktionen. |
| Godkänd | Fakturan har godkänts av Worknode och är redo att skickas. Gäller bara för Worknode-användare. |
| Skickad | Fakturan har levererats till kunden. Den är låst och kan inte redigeras. |
| Betald | Betalning har mottagits och registrerats. Fakturan är klar. |
| Förfallen | Fakturan har passerat sitt förfallodatum utan att betalning registrerats. |
| Krediterad | Fakturan har reverserats med en kreditfaktura. Det ursprungliga beloppet är inte längre skuld. |
Statusflöde
Den typiska livscykeln för en faktura är:Registrera betalningar
När kunden betalar en faktura behöver du registrera betalningen i Aourly för att dina uppgifter ska vara korrekta.Så registrerar du en betalning
- Öppna den skickade fakturan från Fakturor-listan.
- Klicka på åtgärden Registrera betalning.
- Bekräfta registreringen.
När du bör registrera betalningar
Registrera en betalning när:- Du ser betalningen på ditt bankkonto.
- Kunden bekräftar att de har betalat.
- Du får bekräftelse från din betaltjänstleverantör.
Förfallna fakturor
Fakturor som passerar sitt förfallodatum utan registrerad betalning markeras automatiskt som Förfallen. Detta hjälper dig att snabbt identifiera vilka kunder som är skyldiga dig pengar. När du ser förfallna fakturor:- Följ upp med kunden för att påminna om betalningen.
- När betalningen kommer, registrera den som vanligt — statusen ändras från Förfallen till Betald.
Tips för smidig fakturering
- Dubbelkolla innan du skickar — granskningen är din sista chans att göra ändringar. Guiden Granskningsflöde beskriver vad du bör kontrollera.
- Håll bankuppgifterna aktuella — fakturans PDF hämtar betalningsinformation från dina bankkontoinställningar. Se till att IBAN, bankgiro och Swish-uppgifter är uppdaterade.
- Använd tydliga betalvillkor — lämpliga betalvillkor (t.ex. 15 eller 30 dagar) hjälper till att sätta förväntningar med kunden.
- Registrera betalningar snabbt — det håller din ekonomiska översikt korrekt och underlättar bokföringen.
Vanliga frågor
Vad händer när jag skickar en faktura? Statusen ändras till Skickad, en PDF genereras och fakturan låses. Om e-post är konfigurerat får kunden en avisering. Kan jag skicka om en faktura till kunden? Du kan ladda ner PDF:en och skicka den manuellt till kunden igen, till exempel genom att bifoga den i ett e-postmeddelande. Kan jag ångra att jag skickat en faktura? Nej. När en faktura har skickats kan den inte återställas till Utkast. Om du behöver korrigera den, skapa en kreditfaktura mot originalet och utfärda en ny faktura. Se guiden Kreditfakturor. Vad betyder Väntar på godkännande? Denna status gäller bara för Worknode-användare. Det innebär att fakturan väntar på att en Worknode-granskare ska godkänna den innan den kan skickas till kunden. Hur flaggas förfallna fakturor? Aourly markerar automatiskt fakturor som Förfallna när dagens datum passerar förfallodatumet och ingen betalning har registrerats.Fakturor som passerar sitt förfallodatum utan registrerad betalning markeras automatiskt som Förfallen.