De två utläggstyperna
Externt (fakturerbart)
Fakturerbara utlägg är kostnader du har i samband med att leverera arbete åt en kund, som du sedan debiterar kunden för. De kallas “externa” eftersom kostnaden flödar vidare till kunden. Egenskaper:- Kopplade till ett specifikt gig
- Visas som rader på kundfakturor
- Kan ha en marginal (påslag) tillagd
- Exempel:
| Utlägg | Scenario |
|---|---|
| Resa | Tåg till kundens kontor för en workshop |
| Boende | Hotell för flerdagars arbete på plats |
| Material | Hårdvarukomponenter för ett kundprojekt |
| Programvara | Licens för ett verktyg som kunden kräver |
| Underleverantör | Specialist anlitad för en del av projektet |
| Tryck | Broschyrer eller material framtagna åt kunden |
Internt (ej fakturerbart)
Icke-fakturerbara utlägg är allmänna företagskostnader som du själv bär. De är “interna” för din verksamhet och debiteras inte någon kund. Egenskaper:- Inte kopplade till ett specifikt gig (valfri koppling för kostnadsuppföljning)
- Visas aldrig på kundfakturor
- Spåras för bokföring och skatteavdrag
- Exempel:
| Utlägg | Scenario |
|---|---|
| Kontorsmaterial | Pennor, papper, skrivarpatroner |
| Programvaruprenumerationer | Bokföringsprogram, projekthanteringsverktyg |
| Kompetensutveckling | Kurser, certifieringar, konferensbiljetter |
| Kontorshyra | Coworking-medlemskap |
| Försäkring | Ansvarsförsäkring |
| Marknadsföring | Webbhosting, visitkort |
Hur du avgör: Fakturerbart eller icke-fakturerbart?
Ställ dig dessa frågor:-
Hade jag haft denna kostnad om det inte vore för detta specifika kundprojekt?
- Ja, det är fakturerbart: Resa till ett kundmöte
- Nej, det är icke-fakturerbart: Din allmänna internetprenumeration
-
Tillåter kundavtalet mig att vidarefakturera denna kostnad?
- Många avtal specificerar vilka utläggstyper som är ersättningsbara
- Vid tveksamhet, kontrollera avtalet eller fråga kunden
-
Kan utlägget direkt kopplas till ett enskilt projekt?
- Fakturerbart: Ett domännamn köpt för kundens projekt
- Icke-fakturerbart: Din allmänna Adobe Creative Cloud-prenumeration
Utläggskategorier
Kategorier hjälper dig att organisera utlägg efter typ. Aourly levereras med vanliga kategorier och ditt företag kan konfigurera ytterligare sådana.Standardkategorier
Typiska kategorier inkluderar:- Resa
- Boende
- Måltider och representation
- Material och förbrukning
- Programvara och licenser
- Utrustning
- Kontor och administration
- Professionella tjänster
- Marknadsföring
- Övrigt
Anpassade kategorier
Företagsägare kan lägga till egna kategorier som matchar verksamhetens behov. Till exempel kan en designfrilansare lägga till “Tryck och produktion” eller “Stockfoton”, medan en utvecklare kan lägga till “Molntjänster” eller “Testenheter”.Bästa praxis för kategorier
- Var konsekvent: Använd samma kategori för liknande utlägg varje gång
- Var specifik: Om du ofta har utlägg för “Molntjänster”, skapa en dedikerad kategori istället för att klumpa ihop dem under “Programvara”
- Tänk på rapportering: Kategorier används i utläggsrapporter. Välj kategorier som ger dig meningsfull insikt
Marginal (påslag) på fakturerbara utlägg
När du har kostnader å en kunds vägnar kanske du vill lägga till ett påslag för att täcka din tid och insats i att hantera inköpet. Detta är marginalen.Hur marginalen fungerar
- Giget har en generell påslagsprocent (till exempel 10%)
- När du skapar ett fakturerbart utlägg beräknas marginalen från denna procent
- Fakturan visar totalen: ursprunglig kostnad + marginal
- Du köper projektmaterial för 8 000 kr
- Giget har 10% påslag
- Marginalen är 800 kr
- Kunden faktureras 8 800 kr
Ange påslaget
Påslagsprocenten sätts på giget, inte på enskilda utlägg. Detta säkerställer konsekvens för alla fakturerbara utlägg i projektet. Så här ändrar du:- Öppna giget
- Hitta fältet Generellt påslag
- Ange procenten (till exempel 10 för 10%)
Bästa praxis för påslag
- Kom överens i förväg: Diskutera påslaget med din kund innan arbetet påbörjas. Inkludera det i gigsvillkoren.
- Var rimlig: Vanliga påslag för svenska frilansare ligger mellan 5% och 15%.
- Dokumentera det: Den godkända ögonblicksbilden av giget inkluderar påslagsprocenten, så båda parter har ett register över de överenskomna villkoren.
Hur typer påverkar fakturering
Utläggstypen avgör direkt om och hur ett utlägg visas på fakturor:| Typ | På faktura? | Fakturarad |
|---|---|---|
| Externt (fakturerbart) | Ja | Belopp + marginal som en radpost |
| Internt (ej fakturerbart) | Aldrig | Inkluderas inte |
- Bara hanterade fakturerbara utlägg kopplade till giget är tillgängliga
- Varje utlägg visas som en fakturarad med sin total (belopp + marginal)
- Utlägget kopplas sedan till fakturan, vilket förhindrar dubbelfakturering
Inverkan på företagets lönsamhet
Att spåra båda typerna av utlägg ger dig en komplett bild av företagets ekonomi:- Intäkter: Vad kunder betalar dig (tid + fakturerbara utlägg med påslag)
- Direkta kostnader: Fakturerbara utlägg till faktisk kostnad (påslaget är din vinst)
- Overhead: Icke-fakturerbara utlägg som minskar din nettovinst
- Verklig vinst: Intäkter minus alla direkta kostnader och overhead
Interna utlägg är fortfarande värdefulla för skatteavdrag och ekonomisk överblick.
Vanliga frågor
Kan jag ändra typ på ett utlägg efter att det skapats?
Kan jag ändra typ på ett utlägg efter att det skapats?
Ja, så länge det inte är kopplat till en skickad faktura.