Skapa utlägg

Att spåra utlägg är grundläggande för alla frilansare och enskilda företagare. Oavsett om det handlar om en tågbiljett till ett kundmöte, programvaruprenumerationer eller material för ett projekt hjälper Aourly dig att registrera, kategorisera och (när det är tillämpligt) fakturera utlägg vidare till kunder.

​

Innan du börjar

För att skapa utlägg behöver du:

• Tillgång till Aourly som ägare, samordnare eller utförare
• För fakturerbara utlägg: ett aktivt gig att koppla utlägget till
• Kvittot (fysiskt eller digitalt) för utlägget

​

Steg för steg: Skapa ett utlägg

​

1. Öppna Utlägg-sidan

Klicka på Utlägg i sidomenyn. Översikten visar alla dina utlägg med filter för status och typ. Du kan även använda snabbåtgärden från översikten för att gå direkt till formuläret.

​

2. Öppna formuläret

Klicka på Skapa utlägg i det övre högra hörnet.

​

3. Välj utläggstyp

Välj en av två typer:

• Externt (fakturerbart): Utlägg som du fakturerar vidare till kunden, såsom resor till kundmöten eller material inköpt för deras projekt.
• Internt (ej fakturerbart): Utlägg som ditt företag står för, såsom kontorsmaterial, programvaruprenumerationer eller allmänna företagskostnader.

Typen avgör om utlägget kan inkluderas på en kundfaktura. Se guiden Typer och kategorier för detaljerad vägledning.

​

4. Välj kategori

Välj den mest lämpliga utläggskategorin. Kategorier hjälper till att organisera dina utlägg och förenklar rapportering. Ditt företag kan konfigurera anpassade kategorier som matchar era behov.

​

5. Koppla till ett gig (fakturerbara utlägg)

För fakturerbara utlägg, välj det gig som kostnaden hör till. Detta avgör:

• Vilken kund som kommer att faktureras
• Vilken faktura utlägget kommer att visas på
• Valutan (ärvs från giget om inget annat anges)

Icke-fakturerbara utlägg kan valfritt kopplas till ett gig för intern kostnadsuppföljning, men det krävs inte.

​

6. Lägg till utläggsrader

Varje utlägg har en eller flera rader. En rad representerar en enskild post: Exempel med en rad: En taxiresa för 350 kr med 6% moms — en rad. Exempel med flera rader: Ett kvitto från affärsmiddag med:

• Mat: 890 kr med 12% moms
• Dryck: 210 kr med 25% moms

Två rader fångar de olika momssatserna korrekt.

​

7. Ange valuta

Välj valuta för utlägget. Detta är vanligtvis SEK för inhemska utlägg men kan sättas till valfri valuta som stöds för internationella inköp eller affärsresor.

​

8. Skriv en anteckning

Lägg till en beskrivande anteckning som förklarar:

• Vad som köptes och varför
• Vem det var för
• Affärsändamålet

Bra anteckningar underlättar vid bokföring och om utlägget någonsin ifrågasätts av skattemyndigheten. Bra anteckning: “Kundlunch med Maria från TechCorp för att diskutera Q2-projektets omfattning. 2 deltagare.” Svag anteckning: “Lunch”

​

9. Ladda upp kvitto

Bifoga ett foto eller en skanning av kvittot. Du kan ladda upp en bildfil eller PDF. För att uppfylla svensk bokföringslag bör kvittot visa:

• Säljarens namn och organisationsnummer
• Datum för köpet
• Vad som köptes
• Beloppet inklusive moms
• Momsuppdelning (om tillämpligt)

​

10. Spara

Klicka Skapa för att spara utlägget. Det startar med status Ohanterat och är redo för granskning.

​

Utläggsmarginal (påslag)

För fakturerbara utlägg kan du tillämpa en marginal (påslag). Detta är ett tilläggsbelopp som läggs ovanpå den faktiska kostnaden vid fakturering till kunden. Marginalen konfigureras på giget som en generell påslagsprocent. Exempel: Du köper material för 5 000 kr och giget har 10% påslag. Kunden faktureras 5 500 kr (5 000 + 500 i marginal). Marginalen lagras separat från utläggsbeloppet, så du ser alltid den faktiska kostnaden och faktureringsbeloppet.

​

Utläggsdeltagare

För delade utlägg (som en teammiddag eller ett möte med flera deltagare) kan du lägga till deltagare. Varje deltagare har:

• Ett namn
• En valfri företagstillhörighet

Deltagare är viktiga för svenska skatteavdrag vid representationsutlägg. Skatteverket kräver dokumentation av vilka som deltog vid en affärsmåltid eller ett evenemang.

​

Tips för utläggshantering

​

Registrera omedelbart

Skapa utlägg så snart de uppstår. Ta ett foto av kvittot med telefonen och ladda upp det direkt. Papperskvitton bleknar, försvinner eller blir oläsliga med tiden.

​

Använd korrekta momssatser

Svenska momssatser:

• 25%: Standardsats (de flesta varor och tjänster)
• 12%: Livsmedel, hotell, camping
• 6%: Böcker, tidningar, kollektivtrafik, kulturevenemang
• 0%: Export, vissa finansiella tjänster

Att använda rätt momssats är avgörande för korrekt bokföring och momsredovisning.

​

Separera privat och företag

Registrera bara genuina företagsutlägg. Att blanda privata och företagskostnader skapar bokföringsproblem och potentiella problem med Skatteverket.

​

Granska regelbundet

Kontrollera din utläggslista veckovis. Säkerställ att alla kvitton är bifogade, kategorier stämmer och fakturerbara utlägg är kopplade till rätt gig.

​

Vanliga frågor