Skip to main content
Varje gig i Aourly följer en livscykel från skapande till avslutning. Att förstå detta flöde hjälper dig att hantera dina projekt effektivt, hålla kunder informerade och säkerställa att ingenting faller mellan stolarna.

​
Gigsstatusar

Ett gig kan befinna sig i en av åtta statusar. Här är vad varje status innebär och när den tillämpas.

​
Utkast

Startstatusen för varje nytt gig. I Utkast-läge kan du:
  • Fritt redigera alla fält (namn, prissättning, omfattning, datum med mera)
  • Lägga till och ta bort utförare
  • Ingen tid kan registreras
  • Inga fakturor kan genereras
Betrakta Utkast som ditt arbetsutrymme för att förfina giget innan det aktiveras.

​
Väntar på godkännande

Giget har skickats till kunden för granskning och signering. I denna status gäller:
  • Kunden har fått en länk för att granska gigsdetaljerna
  • Gigsvillkoren är låsta och ska inte ändras
  • Kunden kan godkänna eller avvisa
Varning: När ett gig skickats för godkännande kan villkoren inte ändras. Om ändringar behövs måste kunden avvisa giget, du gör dina ändringar och skickar sedan en ny version för godkännande.

​
Schemalagt

Kunden har godkänt giget, men startdatumet ligger i framtiden. Denna status fungerar som ett väntläge:
  • Den godkända ögonblicksbilden har skapats
  • Utförare är tilldelade och redo
  • Tidregistrering är ännu inte tillgänglig
  • Giget övergår automatiskt till Aktivt på startdatumet

​
Aktivt

Det huvudsakliga arbetsläget. I Aktivt läge kan:
  • Utförare registrera tidposter
  • Utlägg spåras mot giget
  • Tidrapporter genereras enligt den konfigurerade frekvensen
  • Fakturor skapas från godkända tidposter
  • Framsteg följas upp i realtid

​
Pausat

Ett tillfälligt pausläge. Använd det när:
  • Kunden begär ett uppehåll
  • Du väntar på extern input eller godkännanden
  • Budgetbegränsningar kräver ett tillfälligt stopp
  • Du behöver omfördela resurser till annat arbete
Att flytta till Pausat signalerar till alla utförare att arbetet är uppskjutet. Inga hårda begränsningar läggs på tidregistrering, men statusen fungerar som en tydlig indikator.

​
Avslutat

Allt arbete är färdigt. Att flytta till Avslutat signalerar att:
  • Projektets leveranser har uppfyllts
  • Slutgiltiga tidrapporter bör ha godkänts och fakturerats
  • Inga ytterligare tidposter förväntas

​
Avbrutet

Giget avbröts innan det slutfördes. Orsaker kan vara:
  • Kunden avbröt projektet
  • Omfattningen ändrades i grunden, vilket krävde ett nytt gig
  • Affärsförutsättningarna förändrades
Avbrytning raderar ingen data. Befintliga tidposter och utlägg förblir tillgängliga.

​
Avvisat

Kunden granskade giget och avböjde det. Från Avvisat kan du:
  • Redigera gigsvillkoren
  • Skicka det för godkännande igen med uppdaterade villkor
  • Avbryta det om engagemanget inte går vidare

​
Statusövergångar

Inte alla övergångar är tillgängliga från varje status. Här är flödet: 
Utkast --> Väntar på godkännande --> Schemalagt --> Aktivt --> Avslutat
  |                |                                 |   ^
  |                v                                 |   |
  |             Avvisat                           Pausat-+
  |
  +-----------------------------------------------------> Avbrutet
Viktiga övergångar:
  • Utkast till Väntar på godkännande: Skicka giget för kundgranskning
  • Utkast till Aktivt: Hoppa över godkännande och börja arbeta direkt
  • Väntar på godkännande till Schemalagt/Aktivt: Kunden godkänner (Schemalagt om framtida startdatum, Aktivt annars)
  • Väntar på godkännande till Avvisat: Kunden avböjer
  • Avvisat till Väntar på godkännande: Revidera och skicka igen
  • Aktivt till Pausat: Pausa arbetet tillfälligt
  • Pausat till Aktivt: Återuppta arbetet
  • Aktivt till Avslutat: Allt arbete klart
  • Valfri status till Avbrutet: Avbryt giget

​
Kundgodkännandeprocessen

Godkännandeprocessen ger ett formellt avtal mellan dig och din kund. Så här fungerar det i detalj.

​
Skicka för godkännande

  1. Öppna giget med status Utkast (eller Avvisat)
  2. Klicka på Skicka för godkännande
  3. Kunden får en notifikation med en länk för att granska giget

​
Vad kunden ser

Kunden presenteras med:
  • Gigets namn och beskrivning
  • Prismodell och timpriser
  • Omfattning och tidsram
  • Eventuella bifogade dokument (allmänna villkor, ansvarsförsäkring med mera)

​
Kunden signerar

När kunden godkänner villkoren signerar de giget digitalt. Detta skapar en godkänd ögonblicksbild (ApprovedGig) som innehåller:
  • En komplett kopia av giget vid tidpunkten för godkännande
  • Kontrollsummor för eventuella bifogade dokument
  • En signaturhash som kombinerar undertecknarens identitet, tidsstämpel och all data
Denna ögonblicksbild är oföränderlig och kan verifieras när som helst för integritetskontroll.

​
Flera godkännanden

Om du behöver ändra villkor på ett redan godkänt gig kan du skicka det för godkännande igen. Varje godkännande skapar en ny versionerad ögonblicksbild och den senaste betraktas som det gällande avtalet. Alla tidigare ögonblicksbilder behålls för revisionssyften.

​
Ändra status

Så här ändrar du ett gigs status:
  1. Öppna gigets detaljsida
  2. Använd statusåtgärdsknapparna (till exempel Skicka för godkännande, Aktivera, Pausa, Avsluta)
  3. Bekräfta övergången när du uppmanas
Vissa övergångar kan kräva ytterligare inmatning (till exempel utlöser skicka för godkännande en notifikation till kunden).

​
Bästa praxis

​
Innan aktivering

  • Verifiera att alla utförare är tillagda med korrekta timpriser
  • Bekräfta att omfattning och tidsplan är realistiska
  • Säkerställ att kundinformation och faktureringsuppgifter stämmer

​
Under aktivt arbete

  • Övervaka framsteg regelbundet via översikten
  • Granska och godkänn tidposter utan fördröjning
  • Håll gigsbeskrivningen uppdaterad om omfattningen utvecklas

​
Innan avslut

  • Godkänn alla väntande tidposter
  • Fakturera alla godkända tidrapporter
  • Verifiera att alla fakturerbara utlägg har inkluderats
  • Granska gigssammanfattningen för eventuellt ofakturerat arbete

​
När du ska använda Pausat kontra Avbrutet

  • Använd Pausat när du förväntar dig att arbetet ska återupptas
  • Använd Avbrutet när engagemanget är definitivt avslutat
  • Pausat bevarar förväntningen om fortsättning; Avbrutet är slutgiltigt
När giget har skickats för godkännande är villkoren låsta. Om ändringar behövs efter godkännande måste du skapa en ny version och skicka den för godkännande igen.
Godkännandeprocessen är valfri. Du kan aktivera ett gig direkt från Utkast om formellt kundgodkännande inte behövs.
Godkända ögonblicksbilder fungerar som avtalsdokumentation. Du kan komma åt dem när som helst från gigets detaljsida för att verifiera vad som överenskommits.
Att avsluta eller avbryta ett gig fakturerar inte automatiskt kvarvarande tidposter. Se till att hantera alla utestående tidrapporter först.

​
Vanliga frågor

Att flytta ett gig tillbaka från Avslutat till Aktivt är möjligt men bör göras med försiktighet. Nya tidposter kommer att behöva gå igenom det normala godkännande- och faktureringsflödet.
Giget flyttas till statusen Avvisat. Du kan redigera villkoren och skicka det för godkännande igen. Avvisningen raderar ingen data.
Ja. Om du inte behöver formellt kundgodkännande kan du flytta ett gig direkt från Utkast till Aktivt. Godkännandesteget är valfritt men rekommenderas för större engagemang.
Ögonblicksbilden fångar gigsdetaljerna vid tidpunkten för godkännande: namn, beskrivning, prissättning, omfattning, datum och bifogade dokument. Den inkluderar en digital signaturhash för att verifiera att data inte har ändrats.
Vissa fält kan uppdateras på ett aktivt gig, men kärnvillkor (prismodell, omfattning) kan kräva att en ny version skickas för godkännande om kunden behöver godkänna ändringarna.