Vad är självfakturering?
Vid normal fakturering upprättar och skickar säljaren en faktura till köparen. Vid självfakturering är det tvärtom: köparen upprättar fakturan på säljarens vägnar. Fakturan kallas då en självfaktura. Trots att köparen upprättar dokumentet fungerar det juridiskt som en vanlig faktura. Säljaren har samma skyldigheter att redovisa intäkten och momsen som vid en ordinarie faktura.När används självfakturering?
Självfakturering är vanligt i situationer där:- Köparen har bättre underlag för att beräkna det korrekta beloppet (t.ex. baserat på levererade mängder, tid eller resultat)
- Många leverantörer levererar till samma köpare, och köparen vill effektivisera fakturaflödet
- Branscher med komplexa beräkningsgrunder, t.ex. jordbruk, transport, media och bemanningsbranschen
Exempel
Ett bemanningsföretag har konsulter som loggar tid i köparens system. Köparen vet exakt hur många timmar som arbetats och kan enkelt beräkna ersättningen. Istället för att varje konsult eller bemanningsföretag skapar en faktura baserad på samma underlag, upprättar köparen en självfaktura.Krav för självfakturering
Mervärdesskattelagen ställer tydliga krav för att självfakturering ska vara giltig:1. Skriftligt avtal
Det måste finnas ett skriftligt avtal mellan köpare och säljare som reglerar:- Att köparen har rätt att utfärda fakturor på säljarens vägnar
- Hur fakturorna ska godkännas av säljaren
- Att säljaren accepterar arrangemanget
2. Märkning med “Självfaktura”
Dokumentet måste vara tydligt märkt med texten “Självfaktura”. Det är ett lagkrav som skiljer dokumentet från en vanlig faktura.3. Säljarens godkännande
Säljaren måste ha en rimlig möjlighet att granska och godkänna varje faktura, eller åtminstone ha en process för att invända om fakturan är felaktig. I praktiken innebär det ofta att säljaren får en kopia av självfakturan och har en viss tid att invända.4. Övriga fakturakrav
En självfaktura måste innehålla alla uppgifter som krävs på en vanlig faktura:| Uppgift | Beskrivning |
|---|---|
| ”Självfaktura” | Tydlig märkning |
| Fakturanummer | Löpande nummerserie |
| Datum | Fakturadatum |
| Säljarens uppgifter | Namn, adress, organisationsnummer |
| Köparens uppgifter | Namn, adress, organisationsnummer |
| Momsnummer | Säljarens momsnummer |
| Beskrivning | Vad som levererats |
| Belopp | Pris exklusive moms |
| Moms | Momsbelopp och momssats |
| Totalbelopp | Totalt inklusive moms |
Momshantering
Vem ansvarar för momsen?
Säljaren ansvarar fortfarande för momsen, precis som vid vanlig fakturering. Att köparen upprättar fakturan ändrar inte vem som är skattskyldig. Det innebär att:- Säljaren redovisar momsen som utgående moms i sin momsdeklaration
- Köparen kan dra av momsen som ingående moms (förutsatt att avdragsrätt föreligger)
Kombination med omvänd skattskyldighet
Självfakturering kan kombineras med omvänd skattskyldighet. Det gäller till exempel vid:- EU B2B-tjänster där köparen upprättar självfakturan
- Byggtjänster inom Sverige
Bokföring
Hos säljaren
Säljaren bokför självfakturan på samma sätt som en vanlig utgående faktura. Intäkten och momsen redovisas normalt.Hos köparen
Köparen bokför självfakturan som en vanlig inkommande faktura (leverantörsfaktura). Kostnaden och den ingående momsen redovisas normalt.Fördelar med självfakturering
| Fördel | Beskrivning |
|---|---|
| Effektivitet | Köparen behöver inte vänta på fakturor från leverantörer |
| Korrekthet | Fakturan baseras på köparens underlag, vilket minskar tvister |
| Snabbare betalning | Processen kan påskynda betalningsflödet |
| Minskad administration | Särskilt för köpare med många leverantörer |
Vanliga misstag
Saknar skriftligt avtal
Utan avtal är hela arrangemanget ogiltigt. Se till att avtalet finns på plats innan den första självfakturan utfärdas.Glömmer märkningen “Självfaktura”
Det är ett formellt krav. Utan märkningen kan dokumentet ifrågasättas vid revision.Antar att köparen ansvarar för momsen
Självfakturering ändrar inte skattskyldigheten. Säljaren är fortfarande momsskyldig (såvida inte omvänd skattskyldighet gäller av annan anledning).Sammanfattning
- Självfakturering innebär att köparen upprättar fakturan på säljarens vägnar
- Det krävs alltid ett skriftligt avtal mellan parterna
- Dokumentet måste vara märkt med “Självfaktura”
- Säljaren måste kunna granska och godkänna varje faktura
- Säljaren ansvarar fortfarande för momsen (om inte omvänd skattskyldighet gäller)
- Alla vanliga fakturakrav gäller även för självfakturor
- Metoden är vanlig i branscher där köparen har det bästa underlaget för faktureringen
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en vanlig faktura och en självfaktura?
Vad är skillnaden mellan en vanlig faktura och en självfaktura?
En vanlig faktura utfärdas av säljaren. En självfaktura utfärdas av köparen på säljarens vägnar. Innehållskraven är i princip desamma, men dokumentet måste vara märkt med ‘Självfaktura’.
Kan vem som helst utfärda självfakturor?
Kan vem som helst utfärda självfakturor?
Nej. Det krävs ett skriftligt avtal mellan köpare och säljare som godkänner arrangemanget. Säljaren måste ha möjlighet att godkänna eller invända mot varje faktura.
Vem ansvarar för momsen vid självfakturering?
Vem ansvarar för momsen vid självfakturering?
Säljaren ansvarar fortfarande för momsen, precis som vid vanlig fakturering. Skillnaden är bara vem som upprättar dokumentet.