Vad är ett OCR-nummer?
OCR står för “Optical Character Recognition” och är ett strukturerat referensnummer som används i det svenska Bankgirosystemet. När en kund betalar en faktura via Bankgiro anger de OCR-numret som referens. Banken läser av numret automatiskt och matchar betalningen mot rätt faktura. Utan OCR-nummer måste du manuellt granska varje inkommande betalning och koppla den till rätt faktura — en tidskrävande och felbenägen process.Hur OCR-nummer fungerar
Koppling till Bankgiro
OCR-nummer används tillsammans med Bankgiro, som är det vanligaste systemet för företagsbetalningar i Sverige. Så här ser flödet ut:- Du skapar en faktura med ett unikt OCR-nummer
- Kunden betalar via sin bank och anger ditt Bankgironummer och OCR-numret
- Bankgirot läser OCR-numret och vidarebefordrar betalningsinformation till din bank
- Din bank matchar betalningen mot fakturan automatiskt
Modulus 10 — kontrollsiffran
OCR-nummer innehåller en kontrollsiffra som beräknas med Modulus 10-algoritmen (även kallad Luhn-algoritmen). Kontrollsiffran är den sista siffran i OCR-numret och fungerar som en säkerhetskontroll. Så fungerar det:- Utgå från ditt basnummer (ofta fakturanumret), t.ex. 12345
- Tillämpa Modulus 10-algoritmen på siffrorna
- Resultatet ger en kontrollsiffra, t.ex. 1
- OCR-numret blir 123451
Längd och format
- OCR-nummer är mellan 2 och 25 siffror långt
- Det får bara innehålla siffror (inga bokstäver eller specialtecken)
- Den sista siffran är alltid kontrollsiffran
Varför OCR-nummer är viktiga
Automatisk avstämning
Den största fördelen är att betalningar matchas automatiskt mot fakturor. Du slipper manuellt söka igenom kontoutdrag för att ta reda på vilken betalning som hör till vilken faktura.Tidsbesparing
För företag som hanterar många fakturor sparar automatisk matchning avsevärd tid. Istället för att spendera timmar på manuell avstämning sköts det av systemet.Färre fel
Manuell matchning av betalningar leder oundvikligen till misstag. OCR-nummer eliminerar den mänskliga felkällan i avstämningsprocessen.Snabbare uppföljning
När betalningar matchas automatiskt ser du omedelbart vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande är utestående. Det gör det enklare att följa upp sena betalningar.OCR-nummer i Aourly
Aourly kan generera OCR-nummer automatiskt för dina fakturor. Numret baseras vanligtvis på fakturanumret med en tillagd kontrollsiffra enligt Modulus 10. Du behöver inte beräkna det manuellt. När din kund betalar och anger OCR-numret korrekt matchas betalningen automatiskt, och fakturans status uppdateras i Aourly.Vanliga frågor om OCR
Behöver alla fakturor ett OCR-nummer?
Nej. OCR-nummer är bara relevant om du tar emot betalningar via Bankgiro. Om du använder ett vanligt bankkontonummer eller andra betalningsmetoder (Swish, internationell överföring etc.) är OCR inte tillämpligt.Vad händer om kunden inte anger OCR-numret?
Betalningen går igenom till ditt konto, men den matchas inte automatiskt. Du måste manuellt identifiera vilken faktura betalningen avser.Kan OCR-numret vara samma som fakturanumret?
Inte rakt av, eftersom OCR-numret behöver en kontrollsiffra. Men det baseras vanligtvis på fakturanumret, så om ditt fakturanummer är 1001 kan OCR-numret bli exempelvis 10012 (med kontrollsiffran tillagd).Sammanfattning
- OCR-nummer är strukturerade referensnummer som används med Bankgiro i Sverige
- De möjliggör automatisk matchning av betalningar mot fakturor
- Kontrollsiffran beräknas med Modulus 10-algoritmen och förhindrar felinmatningar
- Aourly genererar OCR-nummer automatiskt för dina fakturor
- OCR-nummer är bara relevanta för Bankgirobetalningar
- Automatisk avstämning sparar tid, minskar fel och ger bättre överblick över utestående fakturor
OCR-nummer används bara med Bankgirobetalningar. Om du använder ett vanligt bankkontonummer för betalningar är OCR inte tillämpligt.
Källor: Bankgirot