> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.aourly.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Typer och kategorier > Förstå skillnaden mellan fakturerbara och icke-fakturerbara utlägg. Alla utlägg är inte likadana. Vissa är kostnader du vidarefakturerar till en kund, medan andra är allmänna företagskostnader som du själv bär. Att förstå skillnaden är viktigt för korrekt fakturering, bokföring och skattedeklaration. Denna guide förklarar de två utläggstyperna, hur kategorier fungerar och hur påslag påverkar faktureringen. ## De två utläggstyperna ### Externt (fakturerbart) Fakturerbara utlägg är kostnader du har i samband med att leverera arbete åt en kund, som du sedan debiterar kunden för. De kallas "externa" eftersom kostnaden flödar vidare till kunden. **Egenskaper:** * Kopplade till ett specifikt gig * Visas som rader på kundfakturor * Kan ha en marginal (påslag) tillagd * Exempel: | Utlägg | Scenario | | --------------- | --------------------------------------------- | | Resa | Tåg till kundens kontor för en workshop | | Boende | Hotell för flerdagars arbete på plats | | Material | Hårdvarukomponenter för ett kundprojekt | | Programvara | Licens för ett verktyg som kunden kräver | | Underleverantör | Specialist anlitad för en del av projektet | | Tryck | Broschyrer eller material framtagna åt kunden | **När du ska använda:** När du lägger ut pengar specifikt på grund av ett kundengagemang och avtalet tillåter dig att fakturera kostnaden. ### Internt (ej fakturerbart) Icke-fakturerbara utlägg är allmänna företagskostnader som du själv bär. De är "interna" för din verksamhet och debiteras inte någon kund. **Egenskaper:** * Inte kopplade till ett specifikt gig (valfri koppling för kostnadsuppföljning) * Visas aldrig på kundfakturor * Spåras för bokföring och skatteavdrag * Exempel: | Utlägg | Scenario | | -------------------------- | ------------------------------------------- | | Kontorsmaterial | Pennor, papper, skrivarpatroner | | Programvaruprenumerationer | Bokföringsprogram, projekthanteringsverktyg | | Kompetensutveckling | Kurser, certifieringar, konferensbiljetter | | Kontorshyra | Coworking-medlemskap | | Försäkring | Ansvarsförsäkring | | Marknadsföring | Webbhosting, visitkort | **När du ska använda:** För alla legitima företagsutlägg som inte är kopplade till en specifik kundleverans. ## Hur du avgör: Fakturerbart eller icke-fakturerbart? Ställ dig dessa frågor: 1. **Hade jag haft denna kostnad om det inte vore för detta specifika kundprojekt?** * Ja, det är fakturerbart: Resa till ett kundmöte * Nej, det är icke-fakturerbart: Din allmänna internetprenumeration 2. **Tillåter kundavtalet mig att vidarefakturera denna kostnad?** * Många avtal specificerar vilka utläggstyper som är ersättningsbara * Vid tveksamhet, kontrollera avtalet eller fråga kunden 3. **Kan utlägget direkt kopplas till ett enskilt projekt?** * Fakturerbart: Ett domännamn köpt för kundens projekt * Icke-fakturerbart: Din allmänna Adobe Creative Cloud-prenumeration Vissa utlägg hamnar i en gråzon. En allmän programvaruprenumeration som du använder i många projekt är vanligtvis icke-fakturerbar. En specifik licens du köpt uteslutande för ett kundprojekt är fakturerbar. ## Utläggskategorier Kategorier hjälper dig att organisera utlägg efter typ. Aourly levereras med vanliga kategorier och ditt företag kan konfigurera ytterligare sådana. ### Standardkategorier Typiska kategorier inkluderar: * Resa * Boende * Måltider och representation * Material och förbrukning * Programvara och licenser * Utrustning * Kontor och administration * Professionella tjänster * Marknadsföring * Övrigt ### Anpassade kategorier Företagsägare kan lägga till egna kategorier som matchar verksamhetens behov. Till exempel kan en designfrilansare lägga till "Tryck och produktion" eller "Stockfoton", medan en utvecklare kan lägga till "Molntjänster" eller "Testenheter". ### Bästa praxis för kategorier * **Var konsekvent**: Använd samma kategori för liknande utlägg varje gång * **Var specifik**: Om du ofta har utlägg för "Molntjänster", skapa en dedikerad kategori istället för att klumpa ihop dem under "Programvara" * **Tänk på rapportering**: Kategorier används i utläggsrapporter. Välj kategorier som ger dig meningsfull insikt ## Marginal (påslag) på fakturerbara utlägg När du har kostnader å en kunds vägnar kanske du vill lägga till ett påslag för att täcka din tid och insats i att hantera inköpet. Detta är **marginalen**. ### Hur marginalen fungerar 1. Giget har en **generell påslagsprocent** (till exempel 10%) 2. När du skapar ett fakturerbart utlägg beräknas marginalen från denna procent 3. Fakturan visar totalen: ursprunglig kostnad + marginal **Exempel:** * Du köper projektmaterial för 8 000 kr * Giget har 10% påslag * Marginalen är 800 kr * Kunden faktureras 8 800 kr ### Ange påslaget Påslagsprocenten sätts på giget, inte på enskilda utlägg. Detta säkerställer konsekvens för alla fakturerbara utlägg i projektet. Så här ändrar du: 1. Öppna giget 2. Hitta fältet **Generellt påslag** 3. Ange procenten (till exempel 10 för 10%) ### Bästa praxis för påslag * **Kom överens i förväg**: Diskutera påslaget med din kund innan arbetet påbörjas. Inkludera det i gigsvillkoren. * **Var rimlig**: Vanliga påslag för svenska frilansare ligger mellan 5% och 15%. * **Dokumentera det**: Den godkända ögonblicksbilden av giget inkluderar påslagsprocenten, så båda parter har ett register över de överenskomna villkoren. ## Hur typer påverkar fakturering Utläggstypen avgör direkt om och hur ett utlägg visas på fakturor: | Typ | På faktura? | Fakturarad | | ------------------------- | ----------- | -------------------------------- | | Externt (fakturerbart) | Ja | Belopp + marginal som en radpost | | Internt (ej fakturerbart) | Aldrig | Inkluderas inte | När en faktura skapas: 1. Bara hanterade fakturerbara utlägg kopplade till giget är tillgängliga 2. Varje utlägg visas som en fakturarad med sin total (belopp + marginal) 3. Utlägget kopplas sedan till fakturan, vilket förhindrar dubbelfakturering ## Inverkan på företagets lönsamhet Att spåra båda typerna av utlägg ger dig en komplett bild av företagets ekonomi: * **Intäkter**: Vad kunder betalar dig (tid + fakturerbara utlägg med påslag) * **Direkta kostnader**: Fakturerbara utlägg till faktisk kostnad (påslaget är din vinst) * **Overhead**: Icke-fakturerbara utlägg som minskar din nettovinst * **Verklig vinst**: Intäkter minus alla direkta kostnader och overhead Utan att spåra icke-fakturerbara utlägg kan du tro att du är mer lönsam än du faktiskt är. Aourly hjälper dig att se hela bilden. Markera utlägg som externa om ditt kundavtal täcker kostnadsersättning. Interna utlägg är fortfarande värdefulla för skatteavdrag och ekonomisk överblick. ## Vanliga frågor Ja, så länge det inte är kopplat till en skickad faktura.